Análisis FODA en “la empresa de consultoría IPN"

Internas Externas	FORTALEZAS F1. Existe muy buena comunicación jefe-empleado F2.  Buen ambiente laboral F3. El personal tiene buena actitud F4. Dominio de sus tareas F5. Hay precisión en el trabajo, por lo tanto es eficaz.	DEBILIDADES D1. Falta de innovación y creatividad en la toma de decisiones D2. El sistema de información es obsoleto D2. Falta de espacio en el lugar D4.  No hay análisis de puestos D5. Conocimiento parcial de los objetivos organizacionales. D6. Falta de tecnología para la modernización
OPORTUNIDADES O1. Registro de patentes de investigación (genera más ingresos) O2. Posibilidad de mejora de procesos  O3. Disposición al cambio por parte de los empleados O4.  Implementación de un sistema de cómputo más eficaz. O5. Implementación de nueva tecnología O6.Hacer el trabajo menos monótono.	F4, O6. Delegar actividades con un mayor grado de complejidad para motivar a los trabajadores. F3, O6. Generar una mejor C.O.	D2, O4. Cambio del sistema de información. D4, O2. Diseño de puestos. D6, O5. Renovación de tecnología.
AMENAZAS A1. Limitación en el presupuesto gubernamental A2. Flujo de información lento y burocrático A3. Dependencia del sindicato A4. Aumento en la disertación estudiantil A5. Largo tiempo trabajando A6. Paros estudiantiles	F1, A3. Mejorar las relaciones entre el jefe y el sindicato. F3, A2. Motivación al personal	D6, A1. Lanzar una licitación para obtener el equipo a un mejor costo

 FORMATOS/PASOS PARA LLEVAR A CABO UNA CONSULTORÍA 

Problemas detectados en la empresa

Innovación y cambio: Falta de innovación en la realización de las actividades diarias, pues estas son repetitivas y no implican grandes cambios que favorezcan la productividad de la organización. No se han realizado cambios en mucho tiempo, no les molesta y así se siente bien.

Productividad y satisfacción: El flujo de información no permite que el personal realice las actividades más rápido como ellas quisieran. También que tienen que adaptarse a un reglamento muy rígido que no les permite tomar sus propias decisiones para resolver los problemas que se les podría presentar en forma espontánea o de forma eventual.

Condiciones de trabajo: no tienen espacio suficiente para trabajar y no todo el equipo de cómputo funciona muy bien, algunas son efectivas y rápidas y otras no. Los sistemas de información que utilizan falla constantemente.

Administración de capital: no a todas se les dio a conocer al entrar a trabajar sus responsabilidades y las políticas. En cuanto a los ascensos y despidos dependen del desempeño laboral del trabajador, pero en ocasiones eso no se da porque existen las plazas por tiempo determinado, en las que sólo debes cumplir.

Objetivos e integración: no todas las secretarias conocen los objetivos del departamento.  Las secretarias al contestar la pregunta de si conocen los objetivos del departamento, todas contestaban que sí y cuando se les preguntaba que nombraran alguno, no sabían que responder y terminaban diciendo cosas que no tenían que ver con los objetivos.

Comunicación: a las empleadas de nuevo ingreso no se les notifica con facilidad sus derechos como trabajador, pues no existen los medios suficientes para difundirlo, sólo el sindicato y el pequeño manual que se les proporciona.

Necesidades y motivación: el trabajo les ayuda en gran medida a autorrealizarse como individuos y el puesto como tal no contribuye a tener una autoestima alta, pero lo que las motiva es el buen salario, horario y ambiente.

Matriz de planeación

Planeación estratégica
Problema	Objetivo	Estrategias/Objetivos estratégicos	Resultados (metas-indicadores) Táctica	Líneas de acción
No a todas se les dio a conocer al entrar a trabajar sus responsabilidades y las políticas y tampoco conocen los objetivos	Aumentar el grado de compromiso por parte de las personas hacia los objetivos de la organización en su área	-Desarrollar una estrategia para la integración del personal -Desarrollo de mejores sistemas de remuneración	-Desarrollar programas de integración (manuales de bienvenida y organización) -Elaboración de las descripciones de puestos -Establecer medidas de control para que los operarios lean y comprendan las responsabilidades de sus puestos -Implementar sistemas de remuneración alentadores para los trabajadores	- Los operarios deberán leer y comprender las responsabilidades de sus puestos - Llevar a cabo las tareas asignadas -Los jefes de área coordinarán excursiones/visitas para integrar al personal
No todo el equipo de cómputo funciona muy bien, algunas son efectivas y rápidas y otras no. Los sistemas de información que utilizan falla constantemente.	Renovar el equipo de trabajo para hacer eficientes procesos	-Realizar presupuesto para compra de nuevo equipo - Desarrollar políticas para el cuidado del equipo	- Reportar deficiencias de equipo y propuestas de mejora -Capacitar para el nuevo equipo en caso necesario -Informar políticas y cómo se llevarán a cabo	-Utilizar el equipo conforme se capacite - Cuidar el equipo para su larga duración -Reportar fallas
El flujo de información no permite que el personal realice las actividades más rápido como ellas quisieran. Ni tomar decisiones en problemas eventuales	Reducir los tiempos de las actividades del personal y disminuir el tiempo de trámites	-Desarrollar un sistema que permita el flujo adecuado de información organización -Agilizar procesos de la empresa -Desarrollar políticas para la delegación de responsabilidad (toma de decisiones) -Agilizar los procesos del área de la organización	-Desarrollar el proyecto para implementar el sistema -Capacitar al área de servicios escolares para el nuevo sistema -Dar a conocer las políticas para la toma de decisiones -Crear el programa para el mapeo de procesos	-Los encargados del manejo del sistema deberán acudir a la capacitación para poder usar el nuevo sistema -Llevar a cabo las políticas establecidas -El equipo de análisis deberá ejecutar el mapeo de procesos y dar mejoras para agilizarlos

Pasos para realizar:
Programa 7 pasos	Proyecto 10 pasos
Proyecto o planificación ordenada de las distintas partes o actividades que componen algo que se va a realizar.	“Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”
ASPECTOS QUE DEBE CONTEMPLAR UN PROGRAMA: I.- Justificación de programa. II.- Objetivos (mediatos e inmediatos). III.- Limitación del Programa. 1.- Espacio. 2.- Determinación y precisión de actividades. 3.- Tiempo y Calendario de las actividades. 4.- Universo de Trabajo. IV.- ORGANIZACIÓN.  1.- PROCEDIMIENTOS. a)Método de las actividades. b)Organismos que colaboran c)Material y Equipo d)Locales e)Instructivos y Reglamentos. 2.- PERSONAL a)Tiempo y número b)Determinación de funciones c)Reclutamiento d)Adiestramiento del personal 3.- FINANCIAMIENTO. a)Elaboración del Presupuesto b)Plan de Obtención de fondos c)Manejo de fondos V.- EVALUACION. 1.- Simultánea al programa 2.- Al final del programa Tanto la primera como la segunda pueden ser internas o externas así como cuantitativa o cualitativa.	  Identificar la necesidad del negocio. ¿Por qué vamos a hacer el proyecto?, ¿Cuál es la necesidad que vamos a satisfacer?.   Establecer el Objetivo SMART del Proyecto. Estos objetivos deben específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes, y acotados en el Tiempo. También es importante darle un nombre adecuado al proyecto, que tenga un significado y pueda ser usado para posicionarlo en la mente del equipo del proyecto y de sus clientes.   ¿Cuál es el entregable? Es importante describir adecuadamente el producto que entregaremos al cliente al final del proyecto.   Identificar a los Stakeholders y sus necesidades de comunicación. Los Stakeholders son todas las personas interesadas en el proyecto, comenzando por el Gerente del Proyecto, su equipo, el o los promotores, el cliente, la comunidad, etc.   ¿Cuál es el alcance del Proyecto?. Acordar el alcance del Proyecto con el cliente y los promotores del proyecto. Muchas veces a lo largo del proyecto se nos pide que incluyamos algo que no estaba en el alcance e irremediablemente se afectan los otros factores que componen la triple restricción en los proyectos Alcance-Tiempo-Costo.   Identificar las premisas del proyecto. ¿Cuáles son las suposiciones de las cuales partimos?   Identificar las restricciones del proyecto. ¿Qué nos limita? ¿Los horarios, el clima, la disponibilidad de divisas, el presupuesto, la disponibilidad de maquinarias especializadas?   Identificar y analizar los riesgos del proyecto. ¿Cuáles son aquellos factores que podrían poner en riesgo el éxito del proyecto?, ¿Qué probabilidad de ocurrencia tienen?, ¿Cuál sería su impacto?, ¿Qué debemos hacer para mitigar o eliminar esos riesgos?   Documentar y comunicar el plan del proyecto. Documentar el plan integrado y las bases de su creación, los progresos, llevar una bitácora del proyecto, las lecciones aprendidas y comunicar el plan a todos los stakeholders.   Integrar al equipo del proyecto. Compartir la visión del proyecto, tener una comunicación asertiva, darse retroalimentación frecuente, compartir el conocimiento, mantenerse saludable, física y emocionalmente y mantener un balance vida-trabajo.
http://es.scribd.com/doc/21363/GUIA-PARA-ELABORAR-PROGRAMAS	http://ateneo-empresarial.com/10-pasos-para-crear-un-proyecto-exitoso/